Có bao giờ bạn cảm thấy mình đang dùng toàn bộ thời gian chỉ để kiểm soát khủng hoảng? Rằng bạn lúc nào cũng dành cả ngày trời để giải quyết hết sự cố này đến vấn đề khác mà vẫn chẳng đâu với đâu? Và bạn kiệt sức với hàng tá các báo cáo, tiểu luận đã đến hạn chót? 

Benjamin Franklin từng có một câu nói rất nổi tiếng:

“Bạn có yêu cuộc sống không? Vậy thì, đừng lãng phí thời gian. Bởi vì, thời gian là cuộc sống.”

Quả đúng là như vậy, khi bạn để thời gian trôi qua vô ích cũng có nghĩa là bạn đang lãng phí cuộc sống của chính mình, còn nếu bạn không quản lý thời gian thì đảm bảo bạn sẽ rơi vào kế hoạch thời gian của người khác. Thực tế, quản lý thời gian là kỹ năng hàng đầu mà mỗi người đều cần phải thành thạo.

Hầu hết mọi người đều nhận biết được sự quan trọng của việc quản lý thời gian nhưng rất hiếm khi có thể kiểm soát được nó. Bạn cảm thấy có quá nhiều việc cần phải làm, nhiều vấn đề cần giải quyết đột ngột phát sinh. Điều đó khiến bạn gần như không thể hoàn thành kế hoạch mà mình đã đề ra dù đã cố gắng hết sức.

Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight Eisenhower từng nói rằng: Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp, và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ. Ngoài ra, ông cũng từng giữ chức Hiệu trưởng Đại học Columbia. Eisenhower có một khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất mà ông đã từng áp dụng được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower). Đây là một phương thức quản lý thời gian dựa trên mức độ ưu tiên (Priority) được nhiều người thành công, nổi tiếng nghiên cứu và áp dụng trong nhiều thập kỷ qua.

Stephen Covey cũng đã truyền bá nguyên tắc ra quyết định dựa theo ma trận Eisenhower trong cuốn sách mang tên 7 Thói Quen Của Người Thành Đạt (The 7 Habits of Highly Effective People).

Chúng ta hãy tìm hiểu cách sử dụng ma trận Eisenhower để nâng cao năng suất làm việc như thế nào.

Trước tiên, cần phân biệt sự khác nhau giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng

Công việc khẩn cấp thường đặt chúng ta vào trạng thái phản ứng đặc trưng là muốn làm ngay lập tức.

Ví dụ: Bạn đang tập thể dục thì có tiếng chuông điện thoại reo. Khi ấy, bạn có dừng lại và nghe điện thoại? Hoặc, khi đang làm việc và thấy tin nhắn đến, bạn sẽ không mở ra để kiểm tra xem liệu có thông tin gì mới hay không?

Thông thường, những công việc khẩn cấp sẽ thu hút sự chú ý của chúng ta và thúc giục ta “cần làm ngay bây giờ”. Đây thực sự là một “cái bẫy” tâm lý mà nhiều người đều mắc phải. Nếu bạn không lý trí và tỉnh táo, chắc chắn bạn sẽ bị chúng “dắt mũi”.

Công việc quan trọng là những công việc góp phần giúp chúng ta thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu lâu dài và đem lại giá trị. Đôi khi công việc quan trọng cũng cần gấp, nhưng thường thì không như thế.

Sự khác biệt này không mang tính tuyệt đối, song hầu hết chúng ta thường xuyên mắc sai lầm khi tin rằng tất cả những việc gấp thì đều quan trọng.

Các công nghệ hiện đại (tin tức 24 giờ, Twitter, Facebook, tin nhắn) liên tục xuất hiện và khiến chúng ta xem tất cả các thông tin đều là khẩn cấp và bức bách. Nếu bạn không cập nhật kịp xu thế đang hot trên mạng xã hội, bạn sẽ bị cho là lỗi thời, nếu bạn không nghe ca khúc mới nhất trên bảng xếp hạng, bạn sẽ bị nói là lạc hậu, nếu bạn không biết hôm nay đứa bạn thân đăng bức ảnh nào trên Facebook, bạn sẽ bị gắn mác là vô tâm. Vô hình trung, chúng ta đang sa vào “cái bẫy” của nhịp sống hiện đại và cho rằng điều gì cũng là quan trọng.

Áp dụng ma trận Eisenhower như thế nào

Áp dụng ma trận Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng. Ma trận bao gồm một hình vuông được chia làm 4 hộp, hoặc 4 phần tư, được quy định như sau:

Ma trận bao gồm một hình vuông được chia làm 4 hộp, hoặc 4 phần tư

Phần tư thứ nhất: Khẩn cấp và quan trọng 

Ví dụ tiêu biểu:

  • Đến hạn nộp báo cáo
  • Người thân đang được cấp cứu
  • Hỏng động cơ xe
  • Bạn lên cơn đau tim và phải nhập viện.

Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Tuy nhiên, chúng thường đẩy bạn vào trạng thái vội vàng và tình huống cấp bách. Điều đó khiến những việc bạn thực hiện không đạt được hiệu quả tối ưu. Nếu bạn muốn có một cuộc sống lành mạnh và khoa học hơn, hãy hạn chế chúng.

Ví dụ, bạn có thể lên lịch làm báo cáo từ tuần trước và hoàn thành sớm hơn thay vì để đến hạn chót. Hoặc, bạn nên cho xe đi bảo hành định kỳ chứ không phải chờ đến khi nó hỏng rồi mới vội vàng đi sửa.

Tất nhiên, chúng ta không thể hoàn toàn loại bỏ được những hoạt động này nhưng bạn cũng cần chú ý để tránh phải đụng độ chúng quá nhiều, bởi như vậy bạn sẽ rất dễ khủng hoảng và stress.

Phần tư thứ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp 

Những việc này là các hoạt động không có thời hạn cấp bách, nhưng vẫn giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân và làm những việc quan trọng. Chúng thường xoay quanh việc lên kế hoạch (ngắn hạn và dài hạn), củng cố các mối quan hệ và cải thiện bản thân.

Chúng ta nên chú ý dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động này. Bởi vì, chúng mang lại cho ta cảm giác thoải mái, sự trọn vẹn, và thành công lâu dài.

Ví dụ, dành 30 phút tập thể dục mỗi ngày sẽ giúp bạn hạn chế nguy cơ phải nhập viện; hoặc lên kế hoạch hoàn thành những công việc sếp giao trước khi ông ấy gọi riêng bạn vào phòng họp và “đòi nợ”.

Phần tư thứ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng 

Ví dụ tiêu biểu:

  • Điện thoại gọi đến
  • Tin nhắn
  • Hầu hết các email (tất nhiên vẫn có một số email có thể khẩn cấp và quan trọng)
  • Một đồng nghiệp ghé qua bàn của bạn để nhờ vả, trong khi bạn đang phải ưu tiên làm việc quan trọng

Mọi người thường dành hầu hết thời gian cho những việc này bởi vì cho rằng nó quan trọng. Trên thực tế, nếu chú ý quan sát, bạn sẽ nhận ra chúng không phục vụ cho những mục tiêu của bạn, không giúp bạn tiến bộ hơn. Về lâu dài, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức khi phải dành quá nhiều “thời gian chết” cho những hoạt động mang tính hướng ngoại. Nghiêm trọng hơn, nó thậm chí còn tạo ra cho bạn tâm lý bất mãn, khó chịu với người khác.

Trên thực tế, người dành quá nhiều thời gian thực hiện các việc Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng thường mắc “Hội chứng Người Tốt” và luôn muốn làm hài lòng người khác. Thế nhưng, bạn nên lưu ý rằng, người khác có thực sự cần sự giúp đỡ của bạn không? Hay chính bạn đang đánh đổi thời gian của mình mà thậm chí còn không giúp được họ. Hãy tỉnh táo để phân biệt những việc quan trọng và ưu tiên thực hiện nó.

Phần tư thứ 4: Không khẩn cấp cũng không quan trọng 

Ví dụ tiêu biểu:

  • Xem TV
  • Lướt mạng (Facebook, Twitter, Instagram…) một cách vô thức
  • Chơi trò chơi điện tử
  • Nghiện mua sắm

Nếu bạn tự kiểm tra lại quỹ thời gian hằng ngày, bạn sẽ phát hiện rằng mình đang dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động không khẩn cấp cũng không quan trọng.

Hầu hết chúng ta đều có những thời điểm “lãng phí cuộc đời” sau khi dành hàng tiếng đồng hồ lướt web. Để rồi, bạn nhận ra mình đã có thể dành thời gian đó để theo đuổi những mục tiêu cao quý của cuộc đời hoặc làm những việc ý nghĩa.

Tất nhiên, không phải nói rằng bạn cần loại bỏ chúng hoàn toàn, thế những, hãy chỉ dành một lượng thời gian nhất định cho chúng, ít hơn hoặc bằng 5% thời gian sinh hoạt là một mục tiêu phù hợp.

Chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên, khả năng lên kế hoạch và sắp xếp thời gian 

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, chúng ta có thể rõ ràng phân loại được các hoạt động của mình và sắp xếp chúng một cách khoa học, hiệu quả. Cách mà bạn dành thời gian và ưu tiên cho bất kỳ phần tư nào trong ma trận cũng sẽ ảnh hưởng đến những hoạt động còn lại.

Điển hình là, khi bạn đã dành thời gian vào hoạt động lên kế hoạch và chuẩn bị ở phần tư thứ hai, bạn có thể phòng tránh và loại bỏ nhiều khủng hoảng và rắc rối của phần tư thứ nhất. Khi cân bằng được thời gian dành cho phần tư thứ ba, bạn sẽ thực sự tận hưởng thời gian của phần tư thứ tư khi biết rằng mình đã hoàn thành hết các việc quan trọng.

Nhìn chung, bằng cách đặt phần tư thứ hai là ưu tiên hàng đầu, dù có gặp phải trường hợp khẩn cấp, bực bội, bạn cũng có thể bình tĩnh và kiểm soát được bởi bạn đã có khả năng chủ động phản hồi lại thay vì thụ động phản ứng.

Như vậy, chìa khóa của ma trận Eisenhower chính là sự ưu tiên (priority) và quản lý thời gian. Bạn cần phải phân biệt được đâu là việc quan trọng và ưu tiên làm trước. Đặc biệt, khi đã xác định được thứ tự ưu tiên rõ ràng, bạn sẽ tách được chúng với các yếu tố gây nhiễu và mất thời gian.

Hiểu Minh

Xem thêm:

Từ Khóa: