Vì lý tưởng xây dựng nơi làm việc “dễ chịu” và “thoải mái”, những lời lẽ mang tính tiêu cực, phê bình nơi công sở cần hạn chế, thậm chí cần phải tránh. Đa phần chúng ta đã quen với quan niệm đó, nhưng việc tránh nặng tìm nhẹ dễ dàng tạo ra sự “tự do và thoải mái” quá đà tại nơi làm việc, và những khó khăn sẽ càng khó khắc phục.
Nói chính xác hơn, những góp ý thiếu cương quyết, thẳng thắn khiến chúng ta quên đi lợi ích chung mà giữ lấy bản thân trong vùng an toàn. Chúng ta đang nhầm lẫn giữa việc xây dựng môi trường làm việc với làm sao để đạt hiệu suất cao hơn trong công việc.
Làm thế nào để góp ý với đồng nghiệp mà không mất lòng họ? Phải làm sao khi nhóm của bạn không gắn kết. Bạn sẽ là một chàng trai hay một cô gái xấu tính nếu luôn là người đưa ra những lời phán xét tiêu cực? May mắn thay, những hướng dẫn dưới đây sẽ khiến bạn thay đổi cách nhìn về cái gọi là “phán xét” ấy.
1. Có rất nhiều quan niệm sai lầm phổ biến về việc đưa ra những lời phán xét, điển hình nhất là:
Những lời nhận xét tiêu cực không giúp cải thiện năng suất
Theo một nghiên cứu của Frinkeistein và Fishbach, những lời nhận xét mang tính phê bình có thể giúp người khác biết họ cần cố gắng và cải thiện ở điểm nào.
Tuy nhiên, trên thực tế, những lời nhận xét tiêu cực là cách đạt hiệu quả làm việc tốt hơn nếu nó được phân tích cụ thể và thuyết phục.
Khen ngợi ở cộng đồng, chỉ trích nơi riêng tư
Theo điều tra của Hackman, việc phân tích điểm xấu một cách riêng tư làm giảm việc giải trình trách nhiệm làm việc chung, bởi vì họ chỉ giải trình với bạn.
Thực tế, bằng cách giải trình trách nhiệm mỗi cá nhân một cách công khai, sự phối hợp, luân chuyển vị trí trách nhiệm sẽ hợp lý hơn – năng lực tự quản của nhóm sẽ tốt hơn.
Quản lý nên là người duy nhất đưa ra bình luận tiêu cực
“Bình luận” ngấm ngầm được xem là trách nhiệm của người hướng dẫn. Theo chuyên gia nhà nước Mary Shapiro, quy luật này rất quan trọng vì team của bạn cần hiểu điều đó và mỗi người trong nhóm chỉ nên nói về phần của mình.
Thực tế, quản lý nên tạo không gian cởi mở, môi trường tự nhiên để mỗi nhân viên có thể đưa ra và đón nhận những góp ý mang tính phê bình.
MythBusters là một chương trình khoa học nổi tiếng do Adam Savage và Jamie Hynerman thành lập. Chương trình này được tạo ra với mục đích thực nghiệm tất cả những suy nghĩ, quan niệm mà chúng ta vẫn thường âm thầm thừa nhận hay những việc, sự kiện vẫn thường thấy, đọc thấy, nghe thấy hàng ngày nhưng chưa bao giờ được kiểm chứng về độ xác thực.
2. 11 điều (nên và không nên) khi đánh giá, phê bình
Không khó khăn để đưa ra những nhận xét mang tính đánh giá hoặc phê bình nếu bạn biết cần làm những gì và nên nói những gì. Nhưng điều quan trọng là bạn và những đồng nghiệp của mình cần có sự chuẩn bị kĩ lưỡng và chu đáo cho việc đưa ra và tiếp nhận những nhận xét tiêu cực.
Dưới đây là những điều bạn nên biết khi xây dựng văn hóa làm việc thẳng thắn, lành mạnh:
Chuẩn bị phiên họp ý kiến
Nên: Thảo luận nghiêm túc những phản hồi tiêu cực quan trọng với nhóm của bạn.
Điều này giúp các thành viên trong nhóm hiểu được lý do tại sao bạn đưa ra những phản hồi như vậy.
Hãy thử: Xây dựng một buổi gặp mặt trước phiên họp và thoải mái đưa ra ý kiến thuộc diện tiêu cực. Hãy hỏi các thành viên trong nhóm xem lý do tại sao họ cảm thấy những góp ý cá nhân như vậy là cần thiết.
Không nên: Mong đợi nhiều ý kiến ngay lập tức.
Chuyên gia nghiên cứu hành vi ứng xử trong tổ chức Shapiro đề nghị xây dựng sự thoải mái cho đồng nghiệp của bạn bằng cách đưa ra và tiếp nhận những ý kiến đóng góp một cách từ từ.
Hãy thử: Trong những phiên họp đầu tiên, hãy hỏi các thành viên trong nhóm đánh giá thế nào về hiệu quả làm việc của nhóm trước khi tập trung vào từng thành viên.
Nên: Lập kế hoạch đánh giá hàng tuần.
Shapiro đề nghị nên tạo ra những cơ hội đưa ra đánh giá định kì vì đó là cách tốt nhất để cải thiện kĩ năng phê bình trong giao tiếp.
Hãy thử: Lên kế hoạch đánh giá hàng tuần trong khoảng 10 phút.
Không nên: Kết hợp những góp ý quan trọng với những cuộc hội thoại về lương và cơ hội thăng tiến.
Hãy cố gắng loại bỏ những cảm xúc thường phát sinh trong các cuộc hội thoại như tật đố, nóng giận khi thảo luận về những vấn đề quan trọng.
Hãy thử: Lên kế hoạch cho 2 buổi thảo luận: Một về cơ hội thăng tiến và một về trao đổi các phản hồi, đánh giá, nơi các thành viên được thoải mái thể hiện tất cả cảm xúc cá nhân của mình.
Nên: Phác thảo tóm tắt dự án và thảo luận làm sao để cải tiến.
Điều này giúp tạo dựng đội ngũ gắn kết hơn và có những định hình hướng dẫn cụ thể cho sự phát triển lâu dài của cá nhân.
Hãy thử: Hỏi các thành viên trong nhóm của bạn: “Chúng ta có thể làm gì để công việc tốt hơn trong thời gian tới?”
Trao đổi ý kiến trong buổi họp
Nếu bạn đã có sự chuẩn bị kĩ lưỡng và nghiêm túc cùng các đồng nghiệp của mình cho buổi họp, việc trao đổi ý kiến trong buổi họp sẽ diễn ra thuận lợi, thoải mái và dễ dàng. Tuy nhiên, vẫn có một số lưu ý bạn cần cân nhắc.
Nên: Bắt đầu cuộc họp với việc để mỗi người nhận định về bản thân.
Shapiro khuyên rằng hãy để mỗi cá nhân tự đánh giá về họ trước khi họ phải nhận lời đánh giá từ ai khác.
Hãy thử: Hãy để mỗi thành viên tự đánh giá bản thân thế nào trước mỗi buổi họp.
Không nên: Nhảy ngay vào.
Hãy xin phép trước khi bạn muốn thêm ý kiến vào lời người khác, hãy cho người khác sự chuẩn bị và điều này sẽ tạo dựng niềm tin cho mọi người.
Hãy thử: “Tôi có thể chia sẻ với bạn vài ý kiến không?”
Nên: Cởi mở hơn trong việc thay đổi quan điểm bản thân
Lắng nghe quan điểm từ người mà bạn đã góp ý và cho phép bản thân thay đổi quan điểm dựa trên những gì bạn đã nghe.
Hãy thử: Trao đổi qua lại và hỏi thêm về những gì bạn nghe được để có một bức tranh rõ ràng về tình hình đang diễn ra.
Không nên: Nói mơ hồ.
Nghiên cứu đã chỉ rõ ra rằng, những cuộc tranh luận khởi nguồn từ việc họ đã không nhận được sự góp ý một cách rõ ràng, cụ thể.
Hãy thử: Đưa ra giải pháp rõ ràng, ví như: “Nếu bạn nghĩ mình sẽ quên nó, hãy gửi email cho nhóm trước thời hạn 24 giờ”.
Nên: Hỏi mọi người về cách đưa ra ý kiến của bạn.
Hãy góp ý cho người khác với mục đích những ý kiến của bạn sẽ giúp ích cho họ, giúp họ cải thiện hoặc thay đổi theo hướng tích cực. Hãy hỏi mọi người xem họ cảm thấy như thế nào về cách góp ý của bạn.
Hãy thử: Sau khi đưa ra ý kiến, hãy hỏi: “Ý kiến của tôi, bạn đánh giá thế nào theo thang điểm từ 1- 10?”
Không nên: Từ chối thành viên khác tiếp cận ý kiến của bạn.
Từ chối trao đổi qua lại những ý kiến tiêu cực từ thành viên khác có thể khiến họ cảm thấy không tin tưởng bạn, ngay cả khi đó là đánh giá tích cực.
Hãy thử trực tiếp trao đổi với họ: “Tôi muốn nói chuyện với bạn vì tôi có vài thứ mà chúng ta đều quan tâm đấy.”
Hãy để mọi người thoải mái tươi cười ngay trong lúc trò chuyện. Sự bất đồng là không thể tránh khỏi ngay cả khi các thành viên trong nhóm của bạn đều là những nhân viên ưu tú, những cá nhân tuyệt vời. Đừng chỉ cố gắng tập trung vào việc tìm ra đáp án hay chăm chăm giải quyết vấn đề mà hãy tạo sự thân thiện trong cuộc trao đổi.
Hãy thử: Bắt đầu cuộc trò chuyện: “Bạn có thể chia sẻ ý kiến của bạn trong khi nghe ý kiến của mọi người không?”
Tất cả chúng ta đều cần những người bạn, những đồng nghiệp để chia sẻ. Họ cũng là nhân tố giúp chúng ta nhìn nhận và hoàn thiện bản thân. Bởi vậy, hãy đặt mình vào vị trí của các đồng nghiệp của mình để học cách cảm thông, thấu hiểu và bắt đầu mọi việc một cách thiện ý, tích cực. Hãy là nguồn cảm hứng cho đồng nghiệp của bạn.
Hoàng Quỳnh