Guồng quay cuộc sống bận rộn, bên cạnh đó, sự phát triển của công nghệ và truyền thông cũng góp phần khiến con người hiện đại ngày càng dễ bị phân tâm. Để lấy lại sự tập trung và làm việc có năng suất, bí quyết ở đây chính là cách bạn xác định thời gian!
“Thời gian không phải thứ vô hình, nó cụ thể và có thể đo lường được. Hãy coi sắp xếp thời gian như việc dọn dẹp một tủ quần áo. Chiếc tủ có giới hạn và chúng ta không thể nhồi nhét mọi thứ, bạn chỉ được giữ lại và cất gọn những thứ phù hợp”, Julie Morgenstern, người đứng đầu nghiên cứu đã có chia sẻ trên Tạp chí Time.
Rất nhiều người đang suy nghĩ sai lầm về khái niệm “làm việc hiệu quả”. Laura Stack, CEO của Leadership USA nói: “Năng suất không phải là số lượng đầu việc bạn đặt ra, mà là kết quả bạn có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định”.
Các nhà chuyên môn đã đưa ra một vài bí quyết giúp mọi người “hack” năng suất hiệu quả.
Phân loại và tạo nhóm công việc
Hãy gộp các công việc có liên quan với nhau lại, và lựa chọn thực hiện những nhóm việc quan trọng, có ảnh hưởng tới cuộc sống của mình nhất. Trung bình não bộ chỉ kiểm soát đc tốt 3-5 đầu việc. Trong khi đó, ngoài sự nghiệp, bạn còn nhiều vấn đề khác trong cuộc sống cần giải quyết, vì vậy, bạn cần rút gọn số lượng đầu công việc trong mỗi nhóm.
Càng cảm thấy ít bận rộn, xác suất bạn hoàn thành công việc càng tốt hơn. Hãy thử liệt kê danh sách công việc cho tuần tới, sau đó rút ngắn và phân loại chúng thành 3 nhóm: sự nghiệp, các mối quan hệ, và việc cá nhân. Có cái nhìn rõ ràng về trách nhiệm với từng nhóm nhiệm vụ giúp bạn tăng khả năng thực hiện hơn.
Lên thời gian biểu
Thời gian biểu luôn là phương pháp hữu hiệu mà rất nhiều chuyên gia khuyên mọi người nên thực hiện. Sau khi nghiên cứu kỹ công việc, phân loại danh sách thứ cần làm, bạn cần lên lịch trình thời gian cụ thể cho nhiệm vụ của mình.
Thời gian biểu không phải là thời hạn bạn cần hoàn thành công việc, mà là khoảng thời gian bạn ấn định để thực hiện công việc đó. Quan trọng nhất, đừng để để thời gian biểu chỉ là một danh sách những công việc trên giấy, bạn cần biến chúng thành hành động.
Không kỳ vọng mọi thứ hoàn hảo
Thay vì cố thực hiện tốt tất cả mọi thứ, Julie khuyên mọi người nên chọn lọc việc mình thấy quan trọng nhất để dành nhiều thời gian chuyên tâm thực hiện. Trước khi bắt đầu, hãy viết ra kết quả cao nhất và mức tối thiểu bạn có thể thực hiện nhiệm vụ. Việc bạn quyết định dành bao nhiêu thời gian cụ thể cho công việc sẽ quyết định hiệu suất thực hiện.
Hãy chọn mức độ phù hợp cho từng hành động, không phải việc gì cũng cần phải đạt kết quả cao nhất, sự cầu toàn sẽ làm bạn mệt mỏi và có thể khiến chẳng công việc nào hoàn thành tới nơi tới chốn.
Quản lý khả năng của bản thân
Ôm đồm quá nhiều việc đôi lúc dẫn đến lãng phí nhiều thời gian hơn. Các nhà khoa học nhấn mạnh tầm quan trọng của khả năng tập trung với năng suất làm việc. Bạn cần xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất để hoàn thành trong ngày và thực hiện công việc theo trình tự ưu tiên.
Sức khỏe thể chất có ảnh hưởng lớn tới sức khỏe tinh thần, vì vậy, để làm việc có năng suất bạn cũng cần quản lý giấc ngủ, chế độ ăn uống, tập thể dục và cảm xúc của bản thân.
Minh Lan (Tổng hợp)