Bạn muốn viết một email bằng tiếng Anh mà chưa biết phải viết như thế nào? Bài học nhằm cung cấp cho các bạn cách viết và các bước căn bản để viết một email bằng tiếng Anh. Bạn có thể dùng những thông tin dưới đây để viết một lá thư hay để xin việc ở một công ty tuyển dụng nước ngoài, nộp đơn xin học bổng, cho khách hàng, hoặc vì mục đích kinh doanh.
Chúng ta cùng nhau tìm hiểu cấu trúc các phần căn bản của email, một email viết bằng tiếng Anh thông thường bao gồm các phần như sau:
1. Greeting:
Thông thường ta dùng những từ (cụm từ) sau để chào hỏi người mà ta đề cập trong lá thư. Tùy vào từng đối tượng cụ thể mà bạn có thể linh hoạt dùng cho thích hợp.
Dear Mr/Ms (surname) (Nếu bạn biết tên người nhận)
Dear Sir/Madam | Dear Sir or Madam, (Nếu bạn không biết tên người nhận)
2. Reason for writing:
Nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sư sau để nêu lến lý do viết thư của bạṇ.
I am writing/write to … (tell about … / let you know about …) Tôi viết e-mail nhằm…
I would like to … (tell/send/let …) Tôi muốn thông báo, gửi, trao đổi
I am writing regarding/as regards/with regards to/in regards to…(+N) Tôi viết email về vấn đề
I am writing on behalf of …(+N) Tôi viết email đại diện cho
to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
to confirm … – xác nhận…
to request/ enquire about … – yêu cầu
I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…
I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…
3. Asking questions:
Bạn dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi trong khi viết thư bởi người đọc chỉ dựa vào những câu văn của bạn để có cái nhìn ban đầu về bạn.
I would be grateful if …Tôi sẽ biết ơn liệu…
I wonder if you could …Tôi tự hỏi liệu bạn có thể…
Could you please …? Could you tell me something about …? Bạn có thể? Bạn có thể cho tôi biết về…
I would particularly like to know …Tôi đặc biệt muốn biết…
I would be interested in having more details about …Tôi mong muốn có thêm thông tin về…
Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? Bạn làm ơn có thể giúp tôi….
I would like to ask your help …Tôi muốn đề nghị bạn giúp đỡ…
4. Making a request:
Đưa ra lời yêu cầu
We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…
I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…
Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…
Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…
In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….
It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá
Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn
5. Apology:
Khi bạn tỏ ra hối tiếc về một việc gì đó, hãy dùng những mẫu câu sau để xoa dịu người đọc.
I regret to … (tell/inform …) Tôi hối hận/lấy làm tiếc… (kể/thông báo…)
I am (very) sorry about/for … Tôi rất xin lỗi về…
I would like to apologize for … Tôi muốn xin lỗi…
6. Referring to their letter:
Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó:
As you started in your letter, … Như bạn đã trao đổi trong thư của bạn…
Regarding … Concerning … With regards to … Về việc… Liên quan… Về vấn đề…
As you told me,… Như bạn đã nói với tôi…
As you mentioned in the previous one,… Như bạn đã đề cập trong thư trước…
Thank you for your e-mail of March 15. Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.
Thank you for contacting us. Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
In reply to your request, … Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
Thank you for your e-mail regarding … Cám ơn e-mail của bạn về việc…
With reference to our telephone conversation yesterday… Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
Further to our meeting last week … Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…
It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.
7. Giving good news:
Thông báo tin tốt
We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…
I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…
You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…
8. Giving bad news:
Thông báo tin xấu
We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…
I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….
Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…
After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…
9. Complaining:
Trường hợp bạn muốn than phiền về một dịch vụ nào đó không đáp ứng được nhu cầu như mong đợi:
I am writing to complain about … Tôi viết thư để phàn nàn/than phiền về…
You said … but in fact what happened …Bạn nói… nhưng thực tế điều xảy ra…
We were supposed to stay with British families whereas we actually stayed in a guest house.
Chúng tôi mong đợi ở với những gia đình người Anh trong khi đó, thực tế lại ở nhà trọ.
Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến
10. Closing:
Khi bạn muốn kết thúc bức thư:
If you require any further information, please do not hesitate/feel free to contact me.
Nếu bạn yêu cầu thêm thông tin, làm ơn đừng ngại/ thẳng thắn liên hệ với tôi
I look forward to hearing from you.
Tôi mong đợi tin từ bạn
Please contact me if you have any further questions.
Làm ơn liên hệ với tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào
I am very happy to get your feedback.
Tôi rất vui nếu nhận được phản hồi của bạn
It is very kind of you if you drop me a line back.
Bạn thật tốt nếu có thể phản hồi thư cho tôi
11. Signing off:
Cuối thư thường có phần chào tạm biệt, tùy vào đối tượng nhận thư là ai, hãy dùng những mẫu sau sẽ giúp bạn hoàn thiện lá thư.
(If Dear surname): Yours sincerely, (nếu mở đầu thư bạn dùng Dear và tên người nhận)
(If Dear Sir/Madam): Yours faithfully, (nếu mở đầu thư bạn dùng Dear Sir/Madam)
Best Regards,
Best Wishes,
Regards,
All the best!
Continues success,
Sincerely yours,
Sincerely,
Bye for now,
Talk to you later,
Talk to you soon,
Take care,
Have a nice/good/great/wonderful day!
Have a nice/good/great/wonderful weekend!
Have a good one!
12. Abbreviations used in letter writing:
Một số từ phổ biến bạn có thể viết tắt trong thư mà người đọc vẫn hiểu.
asap: as soon as possible Ngay khi có thể
btw: by the way Nhân tiện
bfn: bye for now Tạm biệt
brb: be right back Trở lại ngay
iow: in other words Nói cách khác
cc = carbon copy gửi cho một ai đó thêm một bản sao.
enc. = enclosure đính kèm cái gì trong lá thư
pp = per procuration thay mặt ai ký lá thư (cái này ta vẫn thường thấy trong nhà trường: Hiệu Phó thay mặt Hiệu Trưởng ký văn bản khi Hiệu Trưởng đi vắng hay ủy quyền)
ps = postscript tái bút
pto (informal) nhắc người đọc lật trang kế tiếp để đọc
RSVP (viết tắt của Tiếng Pháp: répondez s’il vous plait) Làm ơn hồi âm
Chú ý: Trong bức thư trang trọng, chúng ta nên dùng:
+ Những từ vựng trang trọng, không nên dùng cụm động từ:
Ex: “tolerate” nên dùng thay cho “put up with”
+ Những câu phức:
Ex: Knowing what a good reputation the restaurant has, I was disappointed with this service.
+ Dấu chấm phẩy:
Ex: The library offers no facilities for borrowing video; this is because of the high cost involved.
MẪU THƯ:
Reply to a friend on his interest in the English
5, Market Street
Ipoh
15th May, 20…
Thank you for your delightful letter which came a short while ago. I am pleased to learn of the new interest you feel in the English language, for it is the first step in your journey to success. No one, in his right senses, can deny that proficiency in English is essential to personal progress and happiness today.
One of the ways of improving your English is to read books on a variety of subjects. If you read books on one or two subjects only, your vocabulary will not expand fast enough. As you might know the English vocabulary consists of more than 600,000 words. Each subject has its own vocabulary. Therefore, the more subjects you read in English and more words you will learn to express yourself with greater ease and satisfaction.
You should also learn the basic rules of grammar. It is indeed difficult to write English confidently without some knowledge of grammar. The simplest books on English Grammar are those written by Milon Nandy. They can be found in any book shop. I am sure you have seen many of them.
Please write to me again if you need any help. Though I am not a master of the English language, yet I think I can be of some help to you.
Yours sincerely,
Marvin
Đức Hải (tổng hợp)